Política de Privacidade - ChatPolos

1. Informações Gerais

A CHATPOLOS LTDA, pessoa jurídica de direito privado, inscrita no CNPJ sob o nº 59.199.602/0001-62, com sede na AV ARCHIMEDES PEREIRA LIMA, 2451. SALA D. JARDIM ITALIA. CUIABÁ - MT. CEP 78060-746. ("ChatPolos", "nós" ou "nosso"), é uma plataforma de gestão de relacionamento com cliente (CRM) e comunicação multicanal, desenvolvida para instituições educacionais gerenciarem atendimento, matrículas e relacionamento com alunos.

Este documento descreve como coletamos, usamos, armazenamos e protegemos os dados pessoais dos usuários da plataforma ChatPolos, em conformidade com a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD - Lei nº 13.709/2018) e demais legislações aplicáveis.

1.1. Encarregado de Dados (DPO)

Para questões relacionadas à privacidade e proteção de dados:

• Nome: Leonardo Martins Vilas Boas Sampaio
• E-mail: leonardo@chatpolos.com.br

1.2. Contato

• E-mail de contato: leonardo@chatpolos.com.br
• Suporte técnico: WhatsApp +55 65 9986-6699

2. Definições Importantes

Para fins desta Política de Privacidade, aplicam-se as seguintes definições:

• Usuário(s): Pessoa física ou jurídica que contrata e utiliza a plataforma ChatPolos.
• Dados Pessoais: Informações relacionadas a pessoa natural identificada ou identificável.
• Tratamento: Toda operação realizada com dados pessoais (coleta, armazenamento, uso, compartilhamento, eliminação, etc.).
• Controlador: Quem toma decisões sobre o tratamento de dados pessoais. No caso dos dados dos clientes finais (contatos/alunos), o Usuário é o controlador.
• Operador: Quem realiza o tratamento em nome do controlador. A ChatPolos atua como operadora dos dados dos clientes finais.

3. Quais Dados Coletamos

3.1. Dados de Cadastro do Usuário (Controlador)

Quando você se cadastra na plataforma ChatPolos, coletamos:

• Nome completo
• E-mail
• Telefone
• Nome da instituição/empresa
• Cargo/função
• Senha criptografada

Base Legal: Execução de contrato (Art. 7º, V da LGPD).

3.2. Dados Técnicos e de Uso

Durante o uso da plataforma, coletamos automaticamente:

• Endereço IP
• Tipo de navegador e dispositivo
• Sistema operacional
• Páginas acessadas e tempo de sessão
• Logs de acesso e ações realizadas no sistema
• Data e horário de utilização

Base Legal: Legítimo interesse (Art. 7º, IX da LGPD) para garantir segurança, detectar fraudes e melhorar a plataforma.

3.3. Dados de Comunicação (WhatsApp)

A plataforma ChatPolos oferece integração com canais de comunicação, incluindo WhatsApp Business API. Os dados de conversas, contatos e mensagens enviadas/recebidas através da plataforma são armazenados conforme as configurações do Usuário.

Importante: A ChatPolos atua como operadora desses dados. O Usuário é o controlador e responsável por garantir conformidade com as políticas da Meta/WhatsApp e LGPD no tratamento desses dados.

Base Legal: Execução de contrato com o Usuário (Art. 7º, V da LGPD).

3.4. Cookies

Utilizamos cookies e tecnologias similares para:

• Cookies Necessários: Garantir funcionamento básico da plataforma (autenticação, sessão).
• Cookies de Performance: Analisar uso e melhorar desempenho.
• Cookies de Funcionalidade: Lembrar preferências do usuário.

Você pode gerenciar cookies através das configurações do seu navegador.

4. Como Usamos os Dados

Os dados pessoais coletados são utilizados para as seguintes finalidades:

4.1. Dados do Usuário

• Criar e gerenciar sua conta na plataforma
• Fornecer acesso às funcionalidades do sistema
• Processar pagamentos e emitir notas fiscais
• Enviar comunicações sobre o serviço (notificações técnicas, atualizações)
• Prestar suporte técnico
• Cumprir obrigações legais e regulatórias
• Detectar e prevenir fraudes ou uso indevido

4.2. Dados de Comunicação (WhatsApp e outros canais)

• Armazenar e processar conversas conforme solicitado pelo Usuário
• Possibilitar gestão de atendimentos, automações e relatórios
• Realizar backups e garantir continuidade do serviço
• Fornecer funcionalidades de CRM (histórico, análises, métricas)

A ChatPolos NÃO utiliza, analisa ou compartilha o conteúdo das conversações para finalidades comerciais, marketing ou quaisquer propósitos além da operação técnica do sistema.

5. Acesso aos Dados pelo ChatPolos

A ChatPolos, na qualidade de processadora de dados (operadora conforme LGPD), armazena e processa as informações dos usuários em infraestrutura própria com arquitetura multi-tenant, onde cada cliente possui ambiente isolado e segregado.

5.1. Escopo do Acesso Técnico

A ChatPolos tem acesso técnico aos dados armazenados exclusivamente para:

• Garantir funcionamento, manutenção e suporte do sistema
• Realizar backups e recuperação de dados quando solicitado pelo Usuário
• Corrigir erros técnicos e bugs reportados
• Cumprir obrigações legais e regulatórias (ex.: ordens judiciais)

5.2. Limitações de Uso

A ChatPolos NÃO:

• Acessa conversas ou dados dos clientes finais sem solicitação expressa do Usuário
• Utiliza dados para treinamento de sistemas de inteligência artificial sem consentimento
• Compartilha dados com terceiros para finalidades comerciais ou de marketing
• Vende ou comercializa dados pessoais

6. Compartilhamento de Dados

6.1. Transferência Internacional de Dados

Nossa infraestrutura está distribuída entre Brasil, Estados Unidos e Europa. Dados podem ser transferidos e armazenados em servidores localizados nesses países, sempre com garantias contratuais de proteção equivalentes à LGPD.

6.2. Autoridades e Obrigações Legais

Podemos divulgar dados pessoais quando:

• Exigido por lei, ordem judicial ou autoridade competente
• Necessário para proteger direitos, segurança e propriedade da ChatPolos e usuários
• Prevenir fraudes ou investigar atividades ilegais

7. Segurança dos Dados

Adotamos medidas técnicas e organizacionais para proteger dados pessoais contra acesso não autorizado, perda, destruição ou alteração:

• Criptografia em trânsito: HTTPS/TLS para todas as comunicações
• Controle de acesso: Autenticação, permissões por função e auditoria de logs
• Backups regulares: Cópias de segurança para recuperação de dados
• Arquitetura multi-tenant: Isolamento lógico entre ambientes de diferentes clientes
• Monitoramento: Sistemas de detecção de anomalias e incidentes de segurança

7.1. Notificação de Incidentes

Em caso de incidente de segurança relevante que possa gerar risco aos direitos dos titulares, comunicaremos:

• Usuários afetados: No prazo máximo de 24 horas após confirmação do incidente
• Autoridade Nacional de Proteção de Dados (ANPD): Conforme determinações legais

8. Retenção e Exclusão de Dados

8.1. Período de Armazenamento

Armazenamos dados pessoais pelo seguinte período:

• Durante conta ativa: Enquanto o Usuário mantiver cadastro e uso da plataforma
• Após cancelamento: Dados de cadastro e operacionais são retidos por 30 dias para permitir exportação ou reativação
• Exclusão permanente: Após 30 dias do cancelamento, todos os dados são permanentemente excluídos dos sistemas e backups

Exceções: Dados cuja retenção seja obrigatória por lei (obrigações fiscais, contábeis, trabalhistas) serão mantidos pelo prazo legal aplicável.

9. Direitos dos Titulares de Dados

Conforme LGPD (Art. 18), você tem os seguintes direitos:

1. Confirmação e acesso: Confirmar existência de tratamento e acessar seus dados
2. Correção: Solicitar correção de dados incompletos, inexatos ou desatualizados
3. Anonimização, bloqueio ou eliminação: Solicitar anonimização ou exclusão de dados desnecessários ou tratados em desconformidade
4. Portabilidade: Solicitar transferência de dados a outro fornecedor
5. Eliminação: Solicitar exclusão de dados tratados com base em consentimento
6. Informação sobre compartilhamento: Saber com quem compartilhamos seus dados
7. Revogação de consentimento: Revogar consentimento a qualquer momento (quando aplicável)
8. Oposição: Opor-se ao tratamento realizado com base em legítimo interesse

9.1. Como Exercer Seus Direitos

Para exercer qualquer direito, entre em contato:

• E-mail do DPO: leonardo@chatpolos.com.br
• Suporte: WhatsApp +55 65 9986-6699

Responderemos solicitações em até 15 dias úteis, podendo ser prorrogado conforme complexidade e volume de solicitações.

10. Dados de Menores de Idade

A plataforma ChatPolos não é destinada a menores de 18 anos. Não coletamos intencionalmente dados de menores sem autorização dos responsáveis legais.

Caso o Usuário utilize a plataforma para comunicação com menores de idade (ex.: alunos), é de sua exclusiva responsabilidade obter consentimento dos pais/responsáveis conforme LGPD (Art. 14).

11. Integração com WhatsApp e Meta

11.1. API Oficial do WhatsApp Business

A ChatPolos oferece integração com a WhatsApp Business API (oficial) da Meta. O uso dessa integração está sujeito às políticas da Meta:

• Termos de Serviço do WhatsApp Business
• Política de Privacidade do WhatsApp

11.2. Acesso a Conversas do WhatsApp

A ChatPolos não tem acesso direto às conversas do WhatsApp fora do contexto do armazenamento técnico necessário para operação da plataforma conforme solicitado pelo Usuário.

O Usuário é o controlador dos dados das conversas e contatos, sendo responsável por:

• Obter consentimento dos titulares quando necessário
• Respeitar direitos dos titulares (acesso, exclusão, portabilidade)
• Cumprir políticas de privacidade da Meta/WhatsApp

12. Alterações nesta Política

Esta Política de Privacidade pode ser atualizada periodicamente. Alterações substanciais serão comunicadas através de:

• Notificação por e-mail cadastrado
• Aviso destacado na plataforma
• Atualização da data de "Última atualização" no topo deste documento

Recomendamos revisão periódica desta política.

13. Legislação Aplicável e Foro

Esta Política de Privacidade é regida pelas leis da República Federativa do Brasil, especialmente:

• Lei Geral de Proteção de Dados (Lei nº 13.709/2018)
• Marco Civil da Internet (Lei nº 12.965/2014)
• Código de Defesa do Consumidor (Lei nº 8.078/1990)

Fica eleito o Foro da Comarca de Cuiabá/MT para dirimir quaisquer controvérsias decorrentes desta Política de Privacidade.

14. Consentimento

Ao utilizar a plataforma ChatPolos, você declara ter lido, compreendido e concordado com os termos desta Política de Privacidade.